Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp bạn giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh tình trạng thất thoát, nhầm số lượng trong kho. Vậy, để quản lý kho tốt, các cá nhân, doanh nghiệp cần nắm vững các bước trong quy trình quản lý kho.
Kho là gì? Quản lý kho là gì?
Khái niệm kho
Đầu tiên khi nhắc đến quản lý kho chúng ta cần phải hiểu khái niệm kho. Kho là nơi lưu trữ, chứa đựng, bảo quản các loại hàng hóa, vật tư của tổ chức, doanh nghiệp,… Tại các kho hàng, hàng tồn liên tục được kiểm kê và hoạt động xuất nhập kho diễn ra thường xuyên, nhằm cung ứng sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Có thể nói, kho là nơi quan trọng, liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của nhà bán hàng.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập – xuất – tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được những lợi ích gì?
Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình quản lý kho hàng? Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây ảnh hưởng và đem lại hậu quả lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, để sự lưu thông hàng hóa được tốt nhất.
Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giúp các hoạt động, vẫn hành trong kho được thực hiện một cách trơn tru, xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản lý kho, các khâu hay các bộ phận chỉ cần nắm rõ quy trình và tuân thủ thực hiện theo quy trình đã đề ra.
- Giúp doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn trong kho, chất lượng hàng hóa bằng những con số chính xác. Để từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp để phát triển.
- Giúp người chủ có thể yên tâm để thực hiện các công việc khác: Nếu quy trình quản lý kho được nghiêm ngặt, nhân viên nghiêm túc tuân thủ thực hiện các bước làm sẽ tạo ra tâm lý vững vàng cho người chủ.
- Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo tác phong làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, từ khâu tìm sản phẩm cho tới xuất sản phẩm.
Các khâu trong quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa
Có thể chia hoạt động của kho hàng thành 3 hình thức cơ bản: Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ), quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp) và quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc chuyển kho trong cùng hệ thống). Tương ứng với mỗi hình thức nhỏ sẽ có quy trình quản lý với các bước cụ thể. Trong quy trình quản lý, chúng ta nên chia nhỏ từng bộ phận, từ đó sẽ giúp quá trình quản lý kho hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.
1. Quy trình quản lý mã hàng
Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
- Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.
- Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch.
Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.
2. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Bộ phận đề xuất khi có yêu cầu nhập liệu phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp cần thông báo với các phòng ban khác như: kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư,… để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Nếu có hỏng hoặc kém chất lượng cần báo ngay cho nhà cung cấp để kịp thời khắc phục. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho thường do thủ kho đảm nhận. Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho bắt đầu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp sao cho hợp lý và thuận tiện khi lấy nguyên vật liệu, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.
Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
3. Các bước trong quy trình quản lý hàng xuất kho hàng hóa
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng hóa
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất. Nếu hàng đầy đủ thì bắt đầu thực hiện xuất kho
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Phiếu xuất kho được lập dựa trên thông tin đơn hàng mà khách yêu cầu
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu để lấy chính xác những sản phẩm, nguyên vật liệu mà người mua cần.
Bước 5: Cập nhật thông tin chính xác ngay khi vừa xuất kho xong, tránh trường hợp quên.
4. Quy trình quản lý khi chuyển kho thành phẩm
Bước 1: Đơn vị có như cầu chuyển kho cần gửi đề xuất lên ban giám đốc, trong đó nếu rõ địa điểm và mức độ cần thiết của việc chuyển kho
Bước 2: Ban giám đốc khi nhận được yêu cầu cần xem xét kĩ lưỡng, nếu chấp thuận, yêu cầu sẽ được đưa đến cho kế toán
Bước 3: Kế toán nhận được thông tin từ trên giám đốc, cần thông báo đến đơn vị quản lý kho về thời gian chuyển kho, số lượng người hỗ trợ và lập phiếu xuất kho
Bước 4: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.
Bước 5: Kế toán cập nhập lại thông tin trên hệ thống quản lý kho hàng
Bài viết trên đây là các bước để thực hiện quá trình quản lý kho hiệu quả. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần nắm vững các bước, phân bổ nhân sự sao cho hợp lý để thực hiện quy trình quản lý kho được hiệu quả và chuyên nghiệp.