Để một buổi họp làm việc elicitation requirement thành công thì quyết định từ khâu chuẩn bị. Lên một danh sách câu hỏi phù hợp sẽ giúp bạn đảm bảo thời gian có giá trị cho người tham dự. Với một số đối tượng, bạn cần dùng câu hỏi mở để khơi gợi, nhưng với những đối tượng còn lại (thường là người dùng cuối, các trưởng bộ phận chức năng) thì bạn cần một danh sách các câu hỏi có cấu trúc. Danh sách câu hỏi phù hợp giúp cho bạn dẫn dắt cuộc họp diễn ra đúng mục đích, đạt được kết quả như kỳ vọng từ các bên liên quan.
TÔI ĐÃ ĐẶT CÂU HỎI GÌ ĐỂ THU THẬP YÊU CẦU NGHIỆP VỤ?
Ở thời điểm tôi tạo ra danh sách câu hỏi thu thập yêu cầu nghiệp vụ (hay còn gọi là Requirement Questionnaire). Tôi luôn nhìn từ bức tranh tổng thể của mảng nghiệp vụ, sau đó làm việc với từng nghiệp vụ nhỏ hơn và ghi nháp xuống những gì tôi biết về nghiệp vụ đó (đôi khi những gì được ghi xuống chỉ là giả định). Thông thường thì những câu hỏi được phát triển một cách tự nhiên, đôi khi tôi thúc đẩy mình suy nghĩ nhiều hơn với nghiệp vụ mới. Cũng giống một câu chuyện hay, với nhiều tình tiết mới, thì yêu cầu nghiệp vụ sẽ trả lời cho những câu hỏi quan trọng. Kỹ thuật đặt câu hỏi của bản thân tôi thường là “5Ws+H”
WHAT? (Cái gì?)
WHERE? (Từ đâu?)
WHEN? (Khi nào?)
WHO? (Ai?)
WHY? (Tại sao?)
HOW? (Làm thế nào?)
BÊN DƯỚI LÀ NHỮNG CÂU HỎI CHUNG CHUNG BẠN CÓ THỂ DÙNG ĐỂ THÚC ÉP SUY NGHĨ CỦA BẠN
1) Câu hỏi “WHAT?”
Tôi biết gì về nghiệp vụ của tính năng này?
Nghiệp vụ này bao gồm những gì?
Kết quả đầu ra của nghiệp vụ này là gì?
Thông tin đầu vào là gì?
Những gì cần xảy ra trước?
Những gì cần xảy ra sau nghiệp vụ này?
Những thông tin gì cần lưu lại?
Chuyện gì sẽ xảy ra nếu những kịch bản mình đưa ra là đúng? Bạn cần suy nghĩ các tình huống khác nhau.
2) Câu hỏi “WHERE?”
Tiến trình bắt đầu từ đâu?
Tiến trình kết thúc tại đâu?
Người dùng cuối cần tác động đến tính năng từ đâu?
Kết quả đầu ra xuất hiện tại đâu?
3) Câu hỏi “WHEN?”
Nghiệp vụ này hình thành từ khi nào?
Khi nào tính năng này được sử dụng?
Khi nào tính năng thất bại?
Khi nào chúng ta biết về nghiệp vụ này?
Khi nào chúng ta cần tiến hành thu thập nghiệp vụ chi tiết?
4) Câu hỏi “WHO?”
Ai là người sử dụng tính năng này?
Ai là người cung cấp thông tin đầu vào?
Ai là người nhận kết quả đầu ra?
Ai là người chịu trách nhiệm giám sát?
5) Câu hỏi “WHY?”
Tại sao tính năng này lại cần thiết?
Tại sao tính năng này cần tương tác với những tính năng khác trong vùng nghiệp vụ?
Tại sao tính năng này cần ghi lại thông tin dấu vết?
Thông thường câu hỏi “WHY?” giúp bạn xác nhận thông tin bạn đang thu thập có chính xác với thực tế của vấn đề, yêu cầu nghiệp vụ hay không.
6) Câu hỏi “HOW?”
Làm thế nào bạn có thể sử dụng tính năng này?
Làm thế nào chúng ta đáp ứng được nhu cầu kinh doanh?
Làm thế nào chúng ta suy nghĩ về những tính năng này khác đi?
Làm thế nào chúng ta biết được công việc này hoàn thành đúng thời hạn không?
BẠN LẠI HỎI “LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐẶT CÂU HỎI VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN MỘT CÁCHTHẬT HIỆU QUẢ?”
Nếu đặt câu hỏi theo tuần tự từ đầu đến cuối danh sách thì có thể bạn đang lãng phí thời gian và không tạo ra được sự gắn kết với các đối tượng tham dự. Thay vào đó bạn cần trích ra một vài câu hỏi quan trọng từ danh sách đó để hỏi người tham dự. Trong quá trình họ chia sẻ tầm nhìn về tính năng, bạn sử dụng danh sách câu hỏi để điều hướng cuộc họp và đảm bảo cuộc thảo luận về tính năng được hoàn thành.
Thông thường tôi chỉ hỏi một phần ba số câu hỏi trong danh sách đã chuẩn bị. Phần còn lại được các bên liên quan trả lời gián tiếp thông qua việc thảo luận.
Đây là cách mà nhiều Business Analyst chuyên nghiệp khác trên thế giới đang áp dụng. Số lượng câu hỏi phù thuộc vào từng bối cảnh của dự án, mảng kiến thức nghiệp vụ,… Nếu bạn luôn chuẩn bị tốt danh sách các câu hỏi trước buổi thảo luận để khơi gợi yêu cầu nghiệp vụ thì theo thời gian bạn sẽ có một ngân hàng câu hỏi để tham khảo khi có một dự án mới và chất lượng câu hỏi cũng sẽ tăng lên theo thời gian. Điều thú vị là buổi thảo luận luôn diễn ra đúng mục đích cởi mở, không đi lang man, hạn chế được thiếu xót nghiệp vụ cần thu thập.