Bất kỳ mô hình hoạt động nào, việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có kho hàng hóa lại càng phải lưu ý. Do tính chất đặc thù đòi hỏi sự chuẩn xác –  nhanh chóng – an toàn thì các hoạt động lưu trữ bắt buộc phải xây dựng quy trình quản lý kho hàng khoa học.

Các bước nhập hàng tiến hành như thế nào? Quy trình xuất hàng thực hiện ra sao? Những ai phụ trách ở từng công đoạn?… Nếu thiết kế được quy trình quản lý hàng hóa tốt sẽ giúp hạn chế các sự cố như thất thoát hư hại, chậm trễ,…giúp các khâu từ sản xuất, lưu trữ đến bán hàng của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, đạt hiệu quả tối đa.

Dưới đây là các quy trình quản lý hàng tồn kho theo ISO được phổ biến rộng rãi hiện nay trong ngành. Bạn có thể tham khảo để áp dụng hoặc cải tiến sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình!

Quy trình quản lý kho hàng theo ISO là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế. Theo đó quy trình quản lý kho hàng theo ISO là các bước quản lý kho hàng tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên kinh nghiệm của những nhà quản lý kho hàng hàng đầu thế giới và thông dụng trên thị trường.

Mục đích của tiêu chuẩn này là nhằm giúp cho quá trình lưu trữ, luân chuyển hàng hóa được thuận tiện và đạt hiệu quả cao trong những điều kiện khác nhau, cuối cùng giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn và khách hàng hài lòng hơn.   

Sự cần thiết của quy trình quản lý kho hàng?

Vì sao doanh nghiệp nên lập quy trình quản lý kho hàng? Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàg hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây ảnh hậu quả khó lường. Trong khi đó, với quy trình quản lý kho theo ISO, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích thấy rõ:

• Lợi ích hàng đầu của quy trình quản lý kho bãi chính là giúp các hoạt động trong kho vận hành trơn tru, xuyên suốt. Khi đã có quy trình mẫu chuẩn, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo.
• Quy trình quản lý kho khoa học giúp người làm chủ bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ để có những chiến lược phát triển phù hợp
• Với góc độ của người làm chủ, nếu quy trình quản lý kho hàng hóa được áp dụng thống nhất, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ có thể yên tâm hơn để tập trung cho các vấn đề quan trọng khác
• Mọi hình thức hoạt động trong kho (nhập, xuất, chuyển, tạo nhãn,…) đều được chia ra từng khâu với từng người/bộ phận đảm trách cụ thể. Điều này giúp tăng tính trách nhiệm cho nhân viên của bạn.
• Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp
• Quy trình quản lý kho tạo phong cách làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng của khách hàng mà bạn đang phục vụ, tăng thêm các đơn hàng.

Các quy trình quản lý kho hàng khoa học cho doanh nghiệp

Có thể chia hoạt động của kho hàng thành 3 hình thức cơ bản: Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ), quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp) và quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc chuyển kho trong cùng hệ thống). Tương ứng với mỗi hình thức nhỏ sẽ có quy trình quản lý với các bước cụ thể. Bạn tham khảo chi tiết lưu đồ quy trình nhập xuất kho ở phần phía dưới.

1.Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.

Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

Bước 3: Thực hiện cập nhật:

• Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.
• Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch.

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.

2. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

2.1/ Các bước nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu – Quy trình mua hàng

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bộ phận đề xuất (có thể là phòng kinh doanh, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp sẽ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng kế hoạch vật tư, Phòng quản lý chất lượng,…để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì cán bộ chịu trách nhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào. Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp.

Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho.

Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán). Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.

Ở một số công ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn, tùy quy định của từng đơn vị.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.

Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).

2.2/ Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm

Các bước cũng khá giống với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, tóm tắt ngắn gọn như sau:

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.

Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận

Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho

3. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

3.1/ Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng

 

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng.

Bước 2: Kiểm tra tồn kho

Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất.

Trường hợp hàng hóa đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng

Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.

Bước 4: Xuất kho

Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng)

Bước 5: Cập nhật thông tin

Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất.

3.2/ Quy trình xuất kho sản xuất

Bước 1: Các bộ phận trong công ty khi có nhu cầu xuất kho để sản xuất sẽ gửi Phiếu đề nghị xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trực tiếp đến ban Giám đốc. Nếu công ty có phòng Kế hoạch sản xuất thì sẽ gửi đến bộ phận này.

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị.

Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Trường hợp số lượng nguyên vật liệu thiếu so với đề xuất sẽ thông báo lại cho Bộ phận yêu cầu để có kế hoạch điều chỉnh.

Nếu số lượng đảm bảo thì in phiếu xuất kho.

Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo thông tin trong phiếu xuất kho mà kế toán chuyển tới, ký nhận theo quy định

Bước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, số liệu tồn kho mới vào hệ thống.

3.3/ Các bước xuất kho hàng hóa để lắp ráp

Quy trình quản lý kho hàng này áp dụng đối với các doanh nghiệp có mô hình khép kín

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp trình giấy đề nghị xuất kho lắp ráp tới Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách.

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét đề nghị và phê duyệt

Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho.

Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho các nguyên vật liệu theo như yêu cầu.

Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các mặt hàng từ thủ kho và thực hiện công đoạn lắp ráp, dán mã.

Bước 6: Kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin.

Bước 7: Khi thành phẩm được bộ phận kỹ thuật lắp ráp hoàn chỉnh sẽ chuyển về quy trình nhập kho thành phần đã nêu ở trên.

Lưu ý: Các loại giấy tờ khi xuất kho hoặc chuyển giao giữa các bộ phận đều phải có chữ ký xác nhận của các bên.

3.4/ Quy trình xuất để chuyển kho

 

Quy trình xuất kho hàng hóa chuyển kho áp dụng đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc mong muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm mục đích thuận tiện hơn cho việc vận chuyển hoặc kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình lưu trữ và bán hàng.   

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất tới Ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi/đến, mức độ cần thiết cùng với mục đích của việc chuyển kho.

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của đề xuất mà chấp thuận hay từ chối. Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình. Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.

Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho. Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các chính sách cũng như số lượng và thời gian chuyển kho.

Bước 4: Thực hiện chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.

Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống

Lưu ý, các quy trình quản lý kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo. Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quá trình vận hành, tổ chức cũng như phân quyền sẽ có nhiều khác biệt.

Với doanh nghiệp nhỏ, thủ kho nếu giàu kinh nghiệm, nắm rõ quy trình xuất nhập kho hàng hóa có thể sẽ được tín nhiệm kiêm luôn nhiệm vụ của kế toán. Trong khi đó tại các công ty lớn, có thể có nhiều thủ kho và nhiều kế toán cùng lúc để quản lý các công đoạn nhất định.

Hy vọng các quy trình quản lý kho hàng mà SEC Warehouse đã trình bày sẽ giúp bạn hệ thống lại và điều hành kho hàng chặt chẽ hơn, giảm các sự cố và tăng hiệu quả kinh doanh.  

Tham khảo thêm: Dịch vụ quản lý kho hàng SEC Warehouse dành cho doanh nghiệp .